「年度始めに社員のやる気を引き出したい」「プロジェクトの初速を上げたい」という場合に有効なキックオフイベント。目的や効果を意識して開催すれば、幸先の良いスタートが切れるはずです。実りあるキックオフイベントにするためのポイントを確認しましょう。
キックオフイベントって何？目的・効果をチェックしよう
そもそも、キックオフイベントは何のために開催するのでしょうか。目的や効果を見ていきましょう。
期首やプロジェクトのスタート時に開催する
「キックオフ（kickoff）」とは、ラグビーやサッカーなどの球技における「試合開始」のこと。ボールを蹴り出して、試合をスタートさせることを意味しています。キックオフイベントもそれが由来で、会社の期首やプロジェクトのスタート時に開催するイベントのことを指します。
キックオフイベントには多くの社員やプロジェクトメンバーが一堂に会するので、意識づけをする絶好の機会です。
理念やゴールを共有できる
キックオフイベントでは、これから始まる新年度の戦略や、新規プロジェクトの理念・ゴールなどをメンバーと共有できます。最初に仕事の方向性や目指すべきゴールを認識できれば、社員一人ひとりが迷うことなく仕事に取り掛かれるでしょう。
メンバーの役割分担を確認できる
新規プロジェクトの場合、キックオフイベントはメンバーの役割分担を確認できる機会でもあります。役割分担をしっかりと共有できていないと、メンバー間の情報伝達が複雑になり、仕事がスムーズに進まなくなる場合も。
小さな連携ミスが大きな損失につながる可能性もあるので、「誰が何をする」という役割分担を最初に認識させておくことはとても重要です。
仲間意識ができチームワークが良くなる
最初に顔合わせをしておくと、仲間意識を持ちやすくなります。特に、さまざまな部署から多くの社員が参加するビッグプロジェクトだと、メンバー同士初対面ということも少なくありません。
プロジェクトが始まったら電話やメールでのやりとりがメインになるにしても、顔見知りのほうが何かとコミュニケーションはとりやすいでしょう。
メンバー同士、気軽に問い合わせや相談ができる関係であればチームワークが良くなり、プロジェクトもスムーズに進むはずです。
一人ひとりのモチベーションが高まる
良質なキックオフイベントであれば、社員やプロジェクトメンバー一人ひとりのモチベーションを高められるでしょう。
一般的に、期首やプロジェクトのスタート前からやる気に満ち溢れている社員はあまり多くありません。
プロジェクトに召集されても、最初は「何のためのプロジェクトなのか」「自分は何をすればいいのだろう」といった不安から、受け身の姿勢の人もいるでしょう。
ですが、社員の不安を払拭できるようなキックオフイベントなら、新しい仕事に対して前向きなスイッチが入りやすくなります。
キックオフイベントを成功に導くためのポイント
形だけのキックオフイベントでは社員のやる気を引き出すことはできません。有意義なイベントにするために、以下のポイントを意識しましょう。
イベントの目的を明確にする
キックオフイベントに限らず、社内イベントを開催するときは目的を明確にしておくことが大切です。
プロジェクトの趣旨を一方的に説明するだけの会合では、参加者のモチベーションは高まらず、良いスタートを切ることはできません。キックオフイベントの後にどのような変化を期待するのか、という点を意識して企画しましょう。
配布資料やプレゼンは簡潔に
キックオフイベントで配布する資料やプレゼンは、なるべく簡潔にまとめるようにしてください。
主催者側の説明が長いと聞く側は飽きてしまいますし、話がぼやけて肝心なことが伝わらなくなってしまいます。仕事の方向性をしっかりと明示し、参加者の記憶に残すためも、伝達事項はポイントを絞りましょう。
社員同士が交流しやすい内容にする
イベントの参加者同士でコミュニケーションをとりやすい内容にすることも大切です。
新規プロジェクトならメンバーの自己紹介から始めましょう。例えば「自分を動物に例えると」といった項目を決めておくと、短い自己紹介でも人物像をつかみやすいです。
また、共同作業が必要なグループワークやゲームを盛り込めば、自然と会話が弾み、打ち解けやすくなるでしょう。
イベント後に疑問が残らないようにする
キックオフイベント終了後は、参加者に不安や疑問が残らないようにしたいものです。一人ひとりが良いスタートを切るためにも、メンバーの疑問点はイベント内で解消できるよう、質疑応答の時間を設けることをおすすめします。
イベント専門業者に任せるのもおすすめ
キックオフイベントは、経験豊富な専門業者に任せるという選択肢も。コストはかかりますが、その分メリットも多いので検討するのもひとつです。
目的に沿った企画アイデアを出してもらえる
社内イベントの専門業者なら、イベントの目的に合う企画案を提示してくれます。専門業者はさまざまなイベントを手掛けてきているので、社員の意欲向上やコミュニケーション促進に有効なアイデアを出してくれるでしょう。
社員の手間が省ける
イベント運営に要する、社員の時間や手間を省けるところも大きなメリットです。
ご説明したように、キックオフイベントは単に趣旨説明をする場ではありません。
参加者の意欲やチームワークを高めるための工夫が必要なので、企画運営には手間ひまがかかります。社員の労力を考えると、イベント会社にサポートしてもらったほうが効率的かもしれません。
スムーズな運営が期待できる
社内イベントに特化した業者なら、準備から当日まで抜かりのない運営が期待できます。規模の大きなキックオフイベントだと、携わる人員の管理やスケジュール管理が複雑になりやすいので、経験の浅い社員だけでは円滑な運営が難しい場合も。
その点、イベント業者はイベント運営を知り尽くしたプロなので、ノウハウを生かして滞りなく開催できるでしょう。
良質なキックオフイベントで幸先の良いスタートを
キックオフイベントを開催しなくても仕事を始めることはできます。ですが、イベントが成功すれば、社員のモチベーション向上やコミュニケーションの活性化が期待でき、ビジネスの成果にもつながるはずです。
質の高いキックオフイベントを開催し、幸先の良いスタートを切りましょう。
