貸し切りパーティーを実現したい！実施手順から特別なアイデアまで解説

貸し切りパーティーを実施するには、入念な準備が必要です。とくに社内イベントとして行う場合は、計画性をもって的確に準備を進めなければなりません。それだけに、パーティー企画の担当者は責任重大でしょう。貸し切りパーティーを実施する手順や費用について、本記事で学んでみてください。

貸し切りパーティーの実施手順

貸し切りパーティーの成否は、準備で決まります。とはいえ、あまり難しく考える必要はありません。1つずつ着実に準備を進めることが大切です。貸し切りパーティー実施までの手順を見ていきましょう。

企画立案〜予算決定

貸し切りパーティーの準備は、企画づくりからはじまります。まずは、イベントのテーマと方向性を決定しましょう。明確なテーマをもつことにより、後々の準備を進めやすくなります。

イベントのテーマと方向性が決まったら、予算を算定します。貸し切りパーティーの費用の大半を占めるのは飲食代です。パーティーにおける飲食代の相場は、参加者1人あたり5000円〜1万円程度。特別なイベントで料理のグレードを上げたい場合は、参加者1人あたり3万円を飲食代の目安としてください。

貸し切りパーティーでは、余興や演出などにも費用をかける必要があります。豪華なパーティーに仕立てたい場合は、飲食代にプラスして50万〜100万円程度の予算を組んだほうがよいでしょう。以上を参考にして、総予算を決定してください。

会場探し〜予約

貸し切りパーティーの予算が決まったら、会場探しと予約を行います。会場探しは、イベントのテーマを意識して行いましょう。理想的な会場をイメージしたうえで、予算と参加人数に合う施設を探してみてください。なお、会場選びの方法は後ほど詳しく解説します。

パーティー会場を決めたら、速やかに予約を行いましょう。会場から料理を提供してもらう場合は、参加人数確定の期日を決めたうえで予約を行ってください。

各種準備〜パーティー実施

会場予約が済んだら、パーティーの内容に関する準備を進めます。パーティー実施に必要となる主な準備は、以下の7つです。

• パーティーのプログラム作成
• パーティー当日の運営体制の確定
• 運営サイドのスケジュール作成
• 余興や演出の企画立案
• 演出に必要な道具や人材、レンタル用品などの手配
• 招待状の作成と送付
• パーティー会場との打ち合わせ

パーティー会場との打ち合わせは、なるべく現地で行ってください。というのも、参加者の導線や搬入口などをしっかり確認する必要があるからです。緊急の場合の避難経路も、忘れずチェックしておいてください。

パーティー当日は、時間に余裕をもって行動するように心がけましょう。準備さえしっかりできていれば、プログラムは滞りなく進むはずです。

貸し切りパーティー会場の選び方

会場選びは、貸し切りパーティーの出来映えを決める重要要素。パーティー会場選びのポイントを、詳しく解説します。

会場の種類を決める

パーティー会場とひとくちに言っても、種類はさまざま。近年は多様な施設が貸し切りに対応しているため、まずは会場の種類を決める必要があります。貸し切りパーティー会場としてメジャーな施設は、以下の4種類です。

• レストラン、ダイニングバーなどの飲食店
• クラブ
• レンタルスペース
• 屋形船、クルーザーなどの船舶

パーティーの雰囲気は、会場とする施設の種類によって大きく変わります。パーティーのイメージを踏まえて、会場の種類を選んでください。会場の種類を決めたら、施設をいくつかピックアップしましょう。

会場の備品・機材をチェック

めぼしい会場が見つかったら、備品や機材を確認してください。社内イベントとしてパーティーを行うなら、PA（音響機材）は必須です。パーティー会場には、スピーカーやマイク、ミキサーなどが揃っている施設を選びましょう。

余興や演出によっては、プロジェクターも必要となります。パーティーで動画を再生する予定があるなら、大きなプロジェクターのある施設を会場に選んでください。

その他のチェックポイント

貸し切りパーティー会場選びでは、以下のようなポイントもチェックしましょう。

• 天井の高さ
• 料理
• ロケーション

フォーマルなパーティーを行う場合は、天井の高い施設を会場に選ぶことが一般的。具体的には、天井の高さが4~5m以上ある施設を選んでください。カジュアルなパーティーを行う場合は、天井の高さを気にする必要はありません。

料理込みで会場を選ぶ場合は、メニューをしっかりチェックしましょう。なるべくなら、目玉料理のある施設を選びたいところです。

ロケーションも会場選びで重視したいポイント。会社からアクセスしやすく、かつ駅に近いエリアで会場を探すようにしましょう。

特別な貸し切りパーティーのアイデア3選

貸し切りパーティーを特別なものにしたいなら、イベント会社の活用がおすすめ。イベント会社を使って行う、特別なパーティーのアイデアをご紹介します。

イベント盛りだくさんの船上パーティー

華やかな貸し切りパーティーとしておすすめなのが、多数のイベントを盛り込んだ船上パーティーです。パーティーの舞台はクルーザー。プログラムにはマジックショーや生演奏、マグロの解体ショーなどのイベントを盛り込みます。

各種のイベントは、イベント会社を利用すれば簡単に手配することが可能。クルーザーの豪華な雰囲気の中で、プロによるパフォーマンスを存分に楽しめます。なお、各イベントの合間には、社員の交流のための歓談タイムを設けてください。

レンタルスペースでカジノパーティー

イベント会社を利用すれば、ルーレットテーブルやポーカーテーブルなどのカジノ機材をレンタルできます。レンタルスペースにカジノ機材を並べれば、ちょっとしたカジノパーティー会場に早変わり。ケータリングで食事も用意すれば、遊び心ある貸し切りパーティーを楽しめます。

なお、カジノ機材があるからといって、金銭や物品を賭けてゲームを行うのは御法度です。カジノはあくまで遊びとして楽しむようにしましょう。

遊園地でケータリングパーティー

大規模な貸し切りパーティーを実施したいなら、会場に遊園地を選んではいかがでしょうか。遊園地を貸し切りにして、ケータリングで料理を用意すれば一大パーティーを開催できます。

広大な遊園地で行う貸し切りパーティーは、社員の家族を招くファミリーイベントにも最適。金魚すくいやヨーヨー釣りなどのグッズもレンタルすれば、お祭り風ケータリングパーティーも実現できます。

貸し切りパーティーを手早く実現するには？

綿密な計画を立てて、さらにイベント会社も活用すれば、かなり充実した貸し切りパーティーを実施できます。ただ、あらゆる準備や手配を滞りなく行うには、かなりの手間暇がかかることも事実です。

もし、内容の濃い貸し切りパーティーを手早く実現したいなら、イベント代行業者であるSMLにご相談ください。パーティー企画の立案から会場選び、イベント会社の手配までトータルでサポートいたします。