イベント会場の選び方次第で、社内イベントの印象と結果は大きく変わります。会場のイメージや使い勝手がイベントに与える影響は「大」。社内イベントの企画担当者は、会場選びに力を入れなければなりません。イベント会場の選び方や、下見のポイントなどを詳しく解説します。
目次
イベント会場の選び方
イベント会場選びに、特別なセンスは必要ありません。選び方の基本さえ押さえれば、誰でも社内イベントに適した会場を選ぶことができます。
イベントテーマと予算を明確にする
イベント会場選びは、実施するイベントのテーマを意識して行う必要があります。テーマと会場のイメージがずれていると、ちぐはぐな雰囲気のイベントになってしまうので要注意。イベントのテーマが決まっていない場合は、まずテーマを明確にしてください。
イベントテーマが決まったら、会場レンタルに割く予算を決定しましょう。あらかじめ予算を決めておくことにより、会場を絞り込みやすくなります。
イベント会場のレンタル料相場は、ホテルの宴会場の場合で参加者1人あたり1万円前後。同料金で食事付きのパーティーも行えます。レンタルスペースであれば、より安い料金で借りることが可能。100名収容の会場の場合で、1時間あたり1万〜1万5千円前後が料金相場です。
会場候補をピックアップ
イベントテーマと予算が決まったら、会場候補をピックアップしましょう。基本条件として以下の3点を決めておくと、会場をピックアップしやすくなります。
- 施設のタイプ
- 大まかな参加者数
- 立地
社内イベントに利用する施設には、ホテルやイベントスペース、船舶（クルーザー・屋形船）などがあげられます。イベントのイメージや趣旨に合わせて、会場のタイプを決めましょう。
参加者数については、企画段階では正確な人数がわからない場合がほとんどです。そこで、参加対象者を定めたうえで、最大参加人数を計算します。この人数を大まかな参加者数として、会場選びの条件としましょう。
最後に立地。社内イベントの会場は、公共交通機関からアクセスしやすいエリアで選びたいところです。以上3つの基本条件を決めたうえで、会場候補をピックアップしてみてください。
候補を絞り込む
会場候補がいくつか見つかったら、絞り込みを行います。会場の絞り込みには、インターネットを上手く利用しましょう。多くのイベント会場では、ウェブサイトに以下のような情報を掲載しています。
- 施設の平面図
- 会場の使用例
- 付帯設備
- 料金表
これら情報をチェックして、使い勝手のよさそうな会場を絞り込んでください。絞り込めたら、下見の予約を入れましょう。
イベント会場下見のポイント
イベント会場の下見では、現地でしかわからない情報を収集できます。イベント会場の選び方の1つとして、下見のポイントを押さえておきましょう。
下見は男女ペアで行う
イベント会場の下見は、なるべく男女ペアで行いましょう。男性と女性では視点が異なるため、下見で重視するポイントも違ってきます。
また、トイレの使いやすさをチェックするには、男女両方の社員が必要です。イベント会場を下見する際は、男女ともに快適に使える施設かどうかを確認してください。
環境・使い勝手をチェック
イベント会場の下見では、会場の環境と使い勝手をしっかりチェックしましょう。会場に向かう際は、最寄り駅からの経路を確認してください。会場に入ったら、携帯電波の入り具合をチェックします。なるべくなら、携帯キャリア3社の電波を確認してください。
使い勝手の面では、搬入口の使いやすさやトイレの数、参加者の導線などをチェックします。クロークルームがある場合は、広さと使いやすさを確認しましょう。
設備・利用条件をチェック
イベント会場の下見において、しっかり確認しておきたいのが設備と利用条件。音響機器やプロジェクター、スクリーンなどの設備は入念にチェックしましょう。プロジェクターをチェックする際は、接続できる機器の種類（DVDプレイヤー・PCなど）も確認してください。
利用条件の面では、禁止事項や外部業者の利用制限を確認しておきましょう。会場によっては、外部のケータリング業者を利用できない場合があります。後々のトラブルを防ぐためにも、これら利用条件はしっかりチェックしてください。
イベント会場選びを手早く済ませる方法
社内イベントの企画担当者は、通常の業務に追われる中で会場選びを行わなければなりません。もし、会場選びに十分な時間をとれないと感じるなら、以下で解説する方法を試してみてください。
イベント代行業者を活用する
イベント代行業者を利用すれば、社内イベントに適する会場を手早く見つけることができます。イベント代行業者とは、イベントの企画運営や、各種イベント会社の手配を一括して手がける企業です。
イベントのプロであるイベント代行業者は、イベント会場の選び方にも精通しています。イベント代行業者に相談すれば、条件に合うイベント会場を手早く見つけることが可能。会場探しに要する時間を、大幅に削減できます。
各種手配も手早く済ませられる
上記のとおり、イベント代行業者は各種イベント会社の手配も行っています。イベント用品・機材のレンタル、タレントやパフォーマーの手配、ケータリングの発注など、すべてイベント代行業者に任せることが可能です。
各種イベント会社を選び、さらに発注まで行うのは手間がかかるもの。社内イベント実施に必要な手配を手早く済ませたいなら、イベント代行業者の利用を検討してみるとよいでしょう。
イベント会場の選び方にお悩みならぜひご相談を！
イベントの内容によっては、会場の選び方で悩んでしまう場合もあることでしょう。もし、イベント会場選びでお悩みなら、当社SMLにご相談ください。
SMLは豊富なネットワークをもつイベント代行業者。真摯なコンサルティングを通じて、御社のイベントに最適な会場を提案させていただきます。
