社内イベントの運営を外部業者に委託するべきか迷っていませんか?適切な判断をするためには、まず外注するメリットとデメリットを両方チェックするのがおすすめです。外部委託したほうがいいケースもご紹介するので、判断の参考にしてください。

イベント運営の外部委託が適しているケース

外部委託を検討するイベント担当者

イベント運営を外注すべきか迷っている場合は、まず以下のケースに当てはまるか確認してみましょう。ひとつでも該当するなら、外部委託したほうが良いかもしれません。

魅力的なイベント企画が思いつかない

「ありきたりの企画しか思いつかない」「社内イベントがマンネリ化している」といった課題を抱えている担当者は多いです。企画が魅力的でなければ、社員の参加率や満足度を高めることは難しいでしょう。

その点、イベントのプロデュースや運営を専門におこなっている業者であれば、担当者が思いつかないような斬新なアイディアを提案してもらえる可能性があります。企画立案に煮詰まっている場合は、ブレーンとしてイベント会社を活用するのがおすすめです。

イベント運営に充てられる人員が少ない

社内イベントの運営に多くの社員を割り当てられない場合も、イベント会社に委託したほうが良いでしょう。イベント運営は何ヶ月も前から準備しなければなりませんし、手間も時間もかかります

また、イベントによっては多くの人員を確保する必要がありますが、中小規模の会社だとあまりマンパワーをかけられない場合も。その点、運営の実務をイベント会社に丸ごとお願いすれば、多くの人員を割く必要がなくなります。

社内にノウハウがなく不安

社内イベントを機に社員のモチベーションを高めたいと思っても、イベント運営のノウハウがなければ失敗してしまうかもしれません。

「大きな社内イベントを初めて開催する」「質の高いイベントにしたいけどノウハウがない」という場合は、実績豊富なイベント会社に依頼しましょう。

イベント会社には魅力的なイベントを企画し、スムーズに運営するスキルやノウハウが蓄積されているので、イベントに不慣れな会社でも安心です。

外部業者に委託する主なメリット

外部委託するメリット

では、社内イベントを外注するメリットを見ていきましょう。

目的に合うイベント内容を提案してくれる

社内イベントには「職場のコミュニケーションを活性化したい」「会社の理念を浸透させたい」などの目的があるはずです。イベント会社に依頼すれば、目的に合う企画内容を複数提案してもらえるので、イベントが成功する可能性が高まります。

目的に対する企画の精度が低いと、イベントを開催する意味が薄れてしまいます。その点、イベントのプロに任せれば「なるほど!」と思える高精度の企画を提案してもらえるでしょう。

社員がイベントのコア業務に集中できる

イベント会社に委託すれば、社員は多種多様な運営実務に追われなくなり、全体的なスケジュール管理や予算管理といったコア業務に集中できるようになります。

外部業者の手配や会場設営などの細々とした実務を一手に引き受けてもらえるので、社員はイベント運営が円滑に進んでいるか俯瞰しやすくなるでしょう。

スムーズな運営が期待できる

社員だけでチームを作って運営しようとすると、それぞれの本業もあるのでスピーディーに進められないことがあります。ですが、イベント会社はイベントに特化した専門業者なので、社員だけで進めるよりスピーディーな運営が期待できます。

また、これまでの経験に基づいたノウハウがある分、効率的に準備を進めてくれます。イベント会社による外部業者のネットワークを利用できるところも大きな利点です。

デメリット・注意点もチェックしておこう

デメリットを考えるイベント担当者

メリットだけではなくデメリットや注意点も確認しておきましょう。

コストがかかる

外部業者に委託すると、当然ですがコストが発生します。規模や内容にもよりますが、社内イベントの運営を外注する場合、100〜200万円程度かかる場合が多いです。大きな会場を借り、取引先を招いて商品のPRも兼ねるような場合は、300万円以上かかることもあります。

社内にノウハウが蓄積されない

自社内にイベント運営のノウハウが蓄積されないところもデメリットのひとつです。社員だけで企画運営する場合、検討資料や反省点などの知見を次の担当者に引き継ぎ、徐々に運営スタイルを洗練させることが可能です。

でも、外部業者に丸投げすると実務の細かい部分はブラックボックス化し、自社のノウハウとして蓄積・活用するのは困難です。

コミュニケーションが複雑になる

外注すると良質なイベント運営が期待できますが、一方でコミュニケーションが煩雑になることがあるので注意が必要です。社員だけで運営する場合、意思決定のためのコミュニケーションは社内で完結できます。

ですが、外部業者を入れると窓口担当者のほかに実務担当者が複数いるので、指示系統が複雑になりミスを招く可能性があります。

デメリットを理解したうえで専門業者に委託しよう

魅力的な企画で実りの多い社内イベントにするには、イベント会社に委託するのもひとつの方法です。実績豊富なイベント会社なら、目的に合った企画提案やスムーズな運営が期待できます。

コストはかかるものの、社員だけでイベント運営をする労力や時間を考えると、むしろ外注したほうが得策かもしれません。

イベント運営を外部業者に委託すべきか迷ったら、ご説明したメリットとデメリットを踏まえて判断しましょう。