「社内イベントを開催するのに、準備や段取りはどうすれば良いの？」と困っていませんか？この記事では、社内イベントを開催する段取りをつかめるよう、社内イベント開催の基本ノウハウを解説します。用意しておきたい資料・マニュアル類もご紹介するので、担当者の方は必見です。
目次
社内イベントを開催するまでの基本的な段取り
社内イベントを企画・開催するまでの大まかな手順は以下のとおりです。
- イベントの主旨・目的に沿った企画立案
- 運営メンバー選定・予算チェック
- 会場検討・下見
- 詳細スケジュールを作成
- 社員に告知
- 備品等の準備
順番は前後することもありますが、これらは必ずおこなう必要がある項目です。各項目を詳しく見ていきましょう。
①イベントの主旨・目的に沿った企画立案
社内イベントは、あらかじめ目的を決めておかないと、単なるお楽しみ会や形だけの式典になってしまいます。
意義のあるイベントにするためにも、「社員同士のコミュニケーションを活性化させたい」「社員のモチベーションを高めたい」などの目的を明確にしましょう。
目的が決まれば、社内イベントの内容も絞り込めます。たとえば、社内コミュニケーションが課題なら懇親会系やスポーツ系のイベントが良いですし、モチベーションを刺激したいなら表彰イベントなどがおすすめです。
②運営メンバー選定・予算チェック
社内イベントは複数の社員で運営することになるため、早い段階でメンバーを集めて役割分担をしましょう。予算もしっかりとチェックし、その範囲内でイベントの規模や企画を検討してください。
なお、社内イベントは総務や人事が主導することが多いですが、イベントの内容によっては、さまざまな部署から代表者を出してもらうのもおすすめです。
③会場検討・下見
イベント内容や開催日時が決まったら、開催場所・会場を決めましょう。企画内容が決まってからだと最適な会場が確保できない可能性があるため、企画の検討段階からある程度あたりを付け、仮予約をしておくと安心です。
また、会場は決める前に必ず下見をしてください。インターネットの画像だけでは本当にイベントを実施しやすい会場か判断できません。2〜3人で足を運び、駅からのアクセスや会場の設備・動線をチェックしましょう。
④詳細スケジュールを作成
実施内容・会場などのアウトラインが決まれば、あとは当日に向けて詳しいスケジュールを作成し、そのとおりに準備を進めていけばOKです。
余裕のないスケジューリングだと、不測の事態が起こったときに対処できなくなるため、予備日をもうけるなどし、滞りなくイベント当日を迎えられるようにしましょう。
⑤社員に告知
社員の関心を高めるために、社内イベントの事前告知はしっかりおこないましょう。可能なら2〜3ヶ月前から社内の掲示板に案内を貼り出したり、社内ポータルサイトで告知したりして、少しずつ認知度を上げていきます。
早めに告知しておけば、自然と社内で話題になり効果的です。イベントの数日前になったら、期待感を高めるような社内メールを送付してリマインドするのもおすすめです。
⑥備品等の準備
社内イベントにはさまざまな備品・機材などが必要です。役割分担をした担当者ごとに持ち場の準備物を洗い出してもらい、予算を踏まえて購入するのかレンタルするのかなど、調達方法を決めましょう。
期日も決め、当日になって「あれがない！」と慌てないよう準備を進めてください。
最低限用意しておきたい資料・マニュアル類
スムーズにイベントを企画・運営するためには、サポート資料やマニュアル類が欠かせません。ここでは、最低限用意しておきたい資料類をご紹介します。
運営メンバーの組織図・連絡先
イベント運営のチーム体制や連絡先が一目でわかる組織図があると、仕事の連携がとりやすくなります。
運営に関わる人数が多いと、役割分担が細くなるため途中で混乱をきたす可能性があるので要注意。誰が何を担当しているのかすぐにわかるようにしておけば、タスク漏れやミスなどを防ぐことにもつながります。
準備用・当日用のスケジュール表
スケジュールは「当日までの準備用」と「当日のタイムスケジュール」を用意しましょう。準備用のスケジュールはタスクごとに予定を引き、担当者が進捗状況を記入できるようにしておくと管理しやすいです。
メンバーと共有でき、更新情報を随時確認できるスプレッドシートなどが便利です。当日用のスケジュールは、イベントがスムーズに進行するよう分単位で細く設定しましょう。
会場のレイアウト図
会場を俯瞰したレイアウト図や、トイレの場所などの施設情報を確認できる資料もメンバーと共有しましょう。俯瞰できるものがあると、「どこに何が必要か」がわかりますし、参加者の動線をイメージしやすくなります。
機材・備品リスト
機材や備品は一覧表としてリスト化し、必要に応じて随時追加していきます。
- 調達方法
- 数量
- 費用
- 担当者
- 準備期日
- 設置場所
上記項目もあわせてチェックできるようにしておくとなお良いです。イベントには大きな機材から細々としたものまで多種多少な準備物が必要なので、漏れのないように管理しましょう。
当日のオペレーション計画
タイムスケジュールとは別に、イベント当日の各担当の動きや手順をまとめたオペレーション計画も用意しておくと安心です。
担当ごとに大体の動きが頭に入っていても、当日は予想外にバタバタすることがあり段取りが抜けてしまう可能性も。そうならないためにも、担当ごとに簡単な台本のようなものがあれば冷静に対処できるでしょう。
基本ノウハウをチェックして社内イベントを開催しよう
社内イベントをスムーズに開催するには、まずは企画から当日までの全体の流れを頭に入れることから始めましょう。
イベント開催の全体像や段取りがつかめれば、あとは順を追って実行に移すだけです。ご紹介した資料・マニュアル類をメンバーと共有しながら、社員のためになるイベントを作り上げてください。
