会社の記念行事にはイベントがつきものです。イベント企画担当者の責任は重大。記念行事のクライマックスに相応しい、有益なイベントを考えなければなりません。記念行事のイベント企画で意識すべきポイント、イベントのアイデアなどを、詳しく見ていきましょう。
目次
記念行事イベント企画のポイント
イベントは記念行事のカナメ。有意義な企画を立てて、スムーズに準備を進めたいところです。記念行事のイベント企画において、意識すべきポイントを解説します。
記念行事の目的を押さえる
記念行事のイベント企画は、行事全体の目的を押さえたうえで立てる必要があります。記念行事といえば、周年や業績などを祝う催し。とはいえ、その目的がお祝いだけとはかぎりません。
たとえば、記念行事を通じて、社内のコミュニケーション向上を図る場合があります。ビジョンの浸透や社員のモチベーションアップを目的に、記念行事を催すケースも少なくありません。
社外へ向けたアピール、ブランディングも、記念行事の目的に含まれます。これら目的を押さえることが、記念行事のイベント企画の第一歩です。
代表者の思いを理解する
記念行事のイベントを企画する際に、必ず確認しておきたいのが代表者の思いです。企業の代表者は、記念行事に強い思いを込めるもの。この“代表者の思い”を踏まえずにイベントを企画すると、企画書の差し戻しを受ける可能性があります。
まず、社長や代表取締役の思いを理解すること。これをイベント企画作りの第一歩としてください。そのうえでイベント内容を考案すれば、企画がスムーズに通りやすくなります。
日取りを決める際の注意点
記念行事のイベント開催日は、参加者の都合を考慮して決める必要があります。参加者が自社の社員のみである場合、もしくは取引先を招く場合は、平日に開催したほうが賢明。休日にイベントを行うと、参加者から不満が出る可能性があります。
ただし、社員の家族をイベントに招く場合は、参加者を募りやすいように休日開催としましょう。以上を基本としたうえで、上司の都合も確認しつつ、イベントの日取りを決定してください。
記念行事のイベントアイデア
記念行事のイベントといえば、式典や謝恩会がメジャー。とはいえ、アイデア次第でもっとユニークなイベントも企画できます。記念行事のイベントアイデアを見ていきましょう。
ファミリーイベント
記念行事としてファミリーイベントを催せば、社員の家族に会社を知ってもらうよい機会になります。具体的には、企業の特徴を活かした、体験型のイベントを企画するとよいでしょう。
たとえば、自社の最新製品やサービスを家族に試してもらい、感想・意見をいただく。これにより、家族に会社への理解を深めてもらえますし、リサーチまでできて一石二鳥です。
家族は社員を支えてくれる大切な存在。イベントを通じた家族と会社との交流は、社員のモチベーションアップにつながります。
社員がホストを務めるパーティー
記念行事のイベントとして、パーティーは定番。そんなパーティーも、社員がホストを務めることにより、一風変わったものとなります。取引先や顧客をパーティーに招待し、ホスト役の社員がおもてなしするのです。
もちろん、社員はホテルマンではないため、プロのように手際よい接客はできないでしょう。とはいえ、懸命にホストを務める姿は、取引先や顧客の印象に残るはず。イベントを成功させれば、自社のイメージ向上につながります。
映画館での記念ムービー上映
記念行事の一環として、記念ムービーを制作する企業は少なくありません。せっかくムービーを制作するなら、上映方法にもこだわりたいところ。映画館を借り切れば、記念ムービー上映を中心とする特別なイベントを行えます。
イベント会場には、広いシアタールームを利用。記念ムービー上映前には、制作担当者によるプレゼンテーションを行います。大画面・大音響で上映されるムービーはインパクト大。映像に込めるメッセージ次第では、社員のモチベーションを高めることも可能です。
記念行事にイベント会社を活用する
記念行事のイベントを盛り上げたいなら、各種イベント会社の利用を検討するのも手です。記念行事における、イベント会社の活用について見ていきましょう。
イベント会社活用の利点
記念行事にイベント会社を活用すると、以下の利点を得られます。
- プロによる企画提案を受けられる
- 大規模なイベントを実現できる
- 企画実施にかける手間・時間を節約できる
記念行事についてイベント会社に相談すれば、プロの豊富な知識に基づいた企画提案を受けられます。社内で知恵を出し合っても、思いつく企画には限界があるもの。プロの知恵を借りれば、オリジナリティある企画を多数提案してもらえます。
イベント会社の手を借りれば、大規模なイベントも実現可能です。多数の機材やスタッフの手配、エンジニアの派遣、芸能人の出演など、すべてイベント会社に依頼できます。
イベントの企画・実施には、手間と時間がかかるもの。イベント会社の力を借りれば、イベントの企画作りや実施の手間を大幅に省けます。
イベント会社活用のアイデア
記念行事におけるイベント会社活用アイデアとして、以下の3つがあげられます。
- 大規模な野外イベント
- パフォーマーがオープニングを飾るパーティー
- エンタメ感あるケータリングパーティー
イベント会社を活用すれば、大規模な野外イベントを実施することが可能。大型テントやステージの設営、DJの派遣などを依頼し、本格的な野外イベントを開催できます。
華やかなパーティーの実施にも、イベント会社は役立ちます。イベント会社を利用すれば、マジシャンやダンサーの派遣を受けることが可能。パーティーのオープニングを、派手なパフォーマンスで飾れます。
食事中心のパーティーを催すなら、ケータリングを活用するのも手。一部のケータリング業者は、イベント会社としての利用に対応しています。依頼できるのは、マグロの解体ショーや実演料理などのパフォーマンス。これらサービスを利用すれば、エンタメ感あるケータリングパーティーを実施できます。
イベント代行業者の利用もおすすめ
記念行事のイベント企画を困難に感じるなら、イベント代行業者を利用するのもおすすめ。イベント代行業者とは、各種イベント業者の手配を委託できる業者です。
イベント代行業者を活用すれば、イベントの企画立案から複数の業者の手配、イベント実施までトータルでサポートしてもらえます。手間をかけずに充実したイベントを実施したい、そんなときはイベント代行業者の利用を検討してみてください。
記念行事のイベントは早めに計画する
記念行事のイベント実施には、綿密な計画と、多数の手配が必要となります。このためイベントの企画作りは、なるべく早めに行うことが肝要。企画が早く固まれば、具体的なプランニングや、各種手配に多くの時間を割けます。
とはいえ、通常業務に追われるなかで、イベント企画を立てるのは困難かもしれません。もし、スピーディーにイベントを企画し、実現に向けて動きたいなら、イベント代行業者であるSMLの利用をご検討ください。
