社内イベントの成否は、企画・運営チームの手腕にかかっています。運営チームのリーダーを任されたら、まずはイベント作りの基礎知識を身につけなければなりません。社内イベント企画・運営の方法やポイントを、本記事で学んでみてください。イベント作りの負担を減らす方法も解説します。
目次
社内イベント企画・運営の基礎知識
社内イベント企画と運営に必要な基礎知識を、詳しく見ていきましょう。本節に目を通せば、イベント実現までの道筋が見えてくるはずです。
イベント全体の流れ
社内イベント企画・運営は、以下の流れで進行します。
- 運営チーム結成
- 企画立案
- 日程、会場、予算の仮決定
- プログラム・スケジュール作成
- 各種準備
- イベント実施
- イベントの総括・効果検証
社内イベント作りは、運営チームの結成からスタートします。チームのメンバーには、責任感や企画力のある人物、行動力のある人物を選びましょう。
企画を考案し、日程や会場および予算を仮決定したら、企画書を作成します。企画が会社に承認されたら、プログラムとスケジュールの作成および、各種準備を進めてください。
イベント終了後は、イベントを統括して報告書を提出します。続いて、イベントの効果を検証。次回イベントの参考となるように、成果や反省点をまとめます。
社内イベント企画の基本
社内イベントの企画作りは、イベントの目的を明確にしたうえで進めることが基本です。目的が曖昧なままでは、有用なイベントは実施できません。
まずは、イベントを通じて「誰にどのような影響を与えたいのか」を明確にしましょう。なるべく具体的でシンプルな目的を設定することにより、効果的なイベントを企画しやすくなります。明確な目的が決まったら、運営メンバーでイベントのアイデアを出し合ってください。
イベント運営チームが担う役割
社内イベント運営チームの業務は、準備フェーズと実行フェーズに分けられます。準備フェーズにおいて、運営チームは以下の役割を担います。
- イベント企画立案
- 企画書作成
- スケジュール・プログラム作成
- 会場の選定と下見
- 備品の調達
- 社内通知
- 出席確認
- 招待状の作成
続いて、実行フェーズにおける運営チームの役割（イベント当日の役割）を見てみましょう。
- 会場受付
- イベント進行
- 各種演出
- トラブル対処
準備フェーズと比べると、実行フェーズで行う業務はさほど多くありません。運営チームの主な役割は、イベントの準備だと言ってよいでしょう。それだけに、準備フェーズにおける取り組みは重要です。準備をしっかり行うことで、イベント当日の業務が楽になります。
社内イベント企画・運営のポイント
社内イベントの企画・運営は、いくつかのポイントを意識して進める必要があります。どのようなポイントを押さえればよいのか、企画と運営に分けて解説します。
企画作りの重要ポイント
イベントの企画を立てる際は、以下の2点を意識してください。
- 内容のマンネリ化を避ける
- 企画書作成は入念に行う
社内イベント企画において避けたいのは、内容のマンネリ化です。過去に行ったイベントをチェックして、似たような企画にならないように配慮しましょう。
次に、企画書作成について。目新しい企画を考えついても、企画が会社に承認されなければ意味がありません。企画の承認を得るには、企画書作成に力を入れる必要があります。社内イベントの企画書には、以下の内容を記載してください。
- イベントの目的と概要
- 大まかな参加者数
- 当日までのスケジュール
- イベント実施に必要な予算
各項目は、なるべく具体的に記載ましょう。予算の記載は特に重要です。会場費や備品購入費など、わかる範囲で詳しく記載してください。具体的な数字（＝金額）を記載することにより、企画が通りやすくなります。
運営の重要ポイント
社内イベントの運営は、マニュアル化とモチベーション維持を意識して進めましょう。まず、マニュアル化について解説します。イベント企画が会社に承認されたら、以下の内容を記載した運営マニュアルを作成してください。
- イベントの全体像
- 当日までのスケジュール
- チーム運営図
- 会場レイアウト
- イベント当日の役割分担
- トラブル対処法
- 備品リスト
以上のほか、運営チームが共有すべき情報があればマニュアルに記載しましょう。マニュアル化を徹底することにより、迷いなくイベント運営を進められるようになります。
次に、モチベーション維持について。運営チームの各メンバーは、会社の通常業務も背負っています。日々の業務に追われる中で、イベント実施へのモチベーションが下がるケースは少なくありません。
そこで必要となるのが、運営メンバーが所属する部署の協力です。イベント運営が始まったら、メンバーが通常業務とイベント業務を両立できるように、各部署に協力をお願いしましょう。通常業務の負担が減れば、イベント実施へのモチベーションを維持しやすくなります。
社内イベント企画・運営の負担を減らすには？
ここまでの内容からわかるように、社内イベントの企画・運営には手間暇がかかります。運営チームの負担を減らしてイベントを実現するには、どうすればよいのでしょうか。
イベント会社を活用する
イベント会社を利用すれば、社内イベントに要する負担を軽減できます。企画作成から当日の運営まで、イベント実施に必要な業務をアウトソーシングできるのです。
イベント会社に依頼できるのは、イベントのプランニング、マニュアル作成、運営スタッフ派遣、会場設営など。音響オペレーターや司会者の派遣、映像撮影などもアウトソーシングできます。
イベント代行業者の手を借りる
なるべく軽い負担で社内イベントを実現したいなら、代行業者の利用を検討してみてください。イベント代行業者は、各種イベント会社のディレクションを行う業者です。
先に解説したようなイベント会社は無数に存在します。その中から、自社のニーズにマッチする業者を選び出すのは骨の折れる作業。手間と時間をかけて、リサーチを行う必要があります。
そこで活用したいのが、イベント代行業者です。企業とイベント会社とのマッチングは、イベント代行業者の得意とするところ。イベント代行業者に相談すれば、イベント内容に適する業者を選定し、手配まで行ってくれます。
イベント企画・運営のお困りごとは当社にご相談を！
社内イベントの準備を進める中で、行き詰まりを感じる場合があるかもしれません。自社の運営チームだけでは、実現が難しいイベントもあるものです。
もし、社内イベント作りに困難が生じたら、ぜひ当社SMLにご相談ください。SMLは豊富な実績をもつイベント代行業者。社内イベントの企画作りや運営において生じる、多様なお困りごとを解決いたします。
