社内行事はイベント制作会社にお任せ！外注のメリットと選び方

社内イベントの企画・運営を任されたとき、頼りになるのがイベント制作会社です。とはいえ、外注するメリットや選び方がわからなければ、いきなりコストをかけることはできませんよね。今回は、イベント制作会社に外注するメリットや選び方のポイントを解説します。

イベント制作会社の主な業務内容

まず、イベント制作会社が請け負っている主な業務内容を確認していきましょう。

イベントの企画から運営まで任せられるプロ集団

イベント制作会社は、その名の通りイベントの制作を請け負う専門業者です。主催者である企業や団体の要望に応じ、イベントの企画から運営、撤収までひと通りおこないます。

イベント運営に欠かせない音響・照明の設営や、映像制作などの業者手配も任せることができます。

制作会社によっては企画のみ・運営のみといった部分的な発注も可能なので、委託したい業務範囲を検討しておきましょう。

会社の規模は大小さまざま

全国に傘下の関連会社があるような大きなイベント制作会社は、あらゆる地域のイベントに対応可能です。社内イベントだけではなく、地方都市での展示会など対外的なイベントも予定している場合は、大手に依頼してほうがいいかもしれません。

一方、規模が小さいイベント制作会社は、大手とはひと味違うユニークな企画を提案してくれることがあります。大規模な社外イベントには適さない場合もありますが、アットホームな社内イベントならきめ細かな対応が期待できる中小規模の制作会社がおすすめです。

社内イベントの運営を外注するメリット

社内イベントの運営を専門業者に外注する利点には以下のようなものがあります。

社員の負担を軽減できる

最大のメリットとも言えるのが、社員の負担軽減です。イベントの準備には多くの時間と労力が必要なので、担当する社員の負担は大変なものになります。

大掛かりなイベントだと片手間でこなせる仕事量ではなくなるため、本業がおろそかになってしまう場合も。その点、イベント制作会社に外注すれば専任チームが実務をこなしてくれるので、社員は予算管理や社内説明などの業務に専念できます。

目的に合う企画を提案してくれる

実績豊富なイベント制作会社なら、社内イベントの目的や主旨に合う企画を提案してくれるでしょう。

社員だけで企画や運営を完結させると、「ただのお楽しみイベント」や「儀礼的な恒例行事」で終わってしまうことがありますが、それではあまり意味がありません。

社内イベントを成功させるには、「社員同士のコミュニケーションを活性化する」「社員のエンゲージメントを強化する」といった目的を明確にし、それを果たすための企画作りが重要です。

イベント制作会社は多種多様なイベントを手掛けているので、要望に添った企画に落とし込んでくれるはずです。

また、社内イベントのマンネリ化が課題という場合も、外注すれば新鮮な切り口の企画が出てくる可能性があります。

スムーズな運営が期待できる

イベント制作会社はイベントに特化したプロ集団なので、社内だけで完結させるよりスムーズな運営が期待できます。イベント運営にまつわるノウハウ蓄積が豊富なぶん、効率的な運営方法を熟知していますし、スケジューリングにも無駄がありません。

イベント制作会社はどう選ぶ？基本のチェックポイント4つ

では、イベント制作会社はどのような視点で選ぶべきでしょうか。基本的なチェックポイントを4つご紹介しましょう。

ポイント①得意とするイベント内容

まずチェックしておきたいのは、その会社が得意とするイベントの内容です。イベント会社には、表彰イベントなどの式典系が得意な会社もあれば、忘年パーティや運動会などの懇親会系が得意な会社もあります。

できれば得意分野で力を発揮してもらったほうが良質なイベントが期待できるので、自社イベントの方向性とマッチする会社を選ぶことをおすすめします。

イベント制作会社のホームページには、これまでの運営実績が掲載されていることが多いので、あらかじめチェックしておきましょう。

ポイント②サポートしてもらえる範囲

イベント運営のどこからどこまでサポートしてもらえるか、という点も要チェックです。基本的に、イベント制作会社は企画から運営、撤収まで一貫しておこなってくれますが、社内告知や効果測定は業務外の場合もあります。

確認しておかないと、「効果測定の社内アンケートまで丸投げしようと思っていたのに、実際は契約外だった」ということにもなり兼ねません。サポートしてほしい項目を洗い出し、契約前にすり合わせておきましょう。

ポイント③担当者のコミュニケーションの質

担当者のレスポンスの早さや質も大切なポイントです。相談時点でメールの返事が遅かったり、質問内容とは違う回答がきたりする場合は、今後もコミュニケーションがスムーズにとれない可能性が高いです。

外注すると実務の手間は大幅に削減できますが、イベント制作会社との密なコミュニケーションが必須となります。契約前のメールのやり取りや電話応対からも、その会社の質を見極めましょう。

ポイント④料金体系・見積もり内容

複数のイベント制作会社に相見積もりをとる際は、料金体系がわかりやすいかどうかチェックしてください。見積もりの項目が細分化されておらずざっくりした金額だったり、不明瞭な項目に大きな金額が記載されていたりする場合は、料金体系が明確とは言えません。

何に・どれくらいの費用が必要なのかが明確で、見積もりについての質問にも丁寧に答えてくれる業者が安心です。

イベント運営は良質なイベント制作会社に依頼しよう

社内イベントは社員だけで企画・運営することも可能ですが、専門業者に外注すれば、より質の高いイベント運営が期待できます。

特に担当社員の負担を軽減させたい場合や、社内イベントのマンネリ化を改善したい場合は効果的です。ご紹介した選び方のポイントを参考にしながら、自社イベントに適した業者を見つけてください。