周年行事の企画担当者が負う責任は重大です。周年行事は会社の将来に影響する一大イベント。企画担当者の手際が悪いと、会社発展の機会を逃す結果にもなりかねません。節目の時期を有効活用するために、周年行事の目的やアイデア、企画の進め方などを学んでみてください。
目次
周年行事の目的って何？
周年行事を有益なものにするには、まず行事の目的を明確にすることが肝要です。周年行事の主な目的を見ていきましょう。
従業員への感謝を伝える
周年行事は、従業員へ感謝の気持ちを伝える機会となります。社長や役員から従業員へ感謝を伝えるチャンスは、平素なかなか訪れないもの。その滅多にないチャンスの場となるのが、周年行事の式典やパーティーです
全社員が集う周年式典・パーティーは、従業員へ感謝を伝える場に最適。社長や役員からの感謝の言葉は、従業員の労苦を癒やし、業務への活力を与えます。
会社の歴史やビジョンを共有する
会社の歴史やビジョン（夢・目標）の共有は、周年行事の最たる目的だといえます。創業10周年や20周年などの節目は、自社の歩みを振り返り、未来へ向けた志を伝える絶好の機会だからです。
周年行事において自社の歴史を紹介することにより、若手とベテラン社員との間に一体感が生まれます。また、ビジョンの共有は社員のモチベーションを高めますし、今後の事業戦略の理解にも役立ちます。
ステークホルダーへのアピール
周年行事の目的には、ステークホルダーへのアピールも含まれます。社会に価値を提供できている企業でなければ、長年にわたり経営を続けることはできません。長期経営の節目を祝う周年行事は、株主や顧客などに自社の存在価値をアピールする好機会だといえます。
ステークホルダーを意識して周年行事を行うなら、オリジナルの記念品を用意したいところ。ボールペンやデスクロックなどを記念品として配ることにより、自社の価値をステークホルダーへ伝えることができます。
周年行事のアイデア3選
周年行事を印象的なものしたいなら、式典やパーティーにインパクトのある要素を盛り込む必要があります。周年行事を印象的なものにする、3つのアイデアを見ていきましょう。
オリジナル映像の制作・上映
周年行事にインパクトを与えてくれる出し物に、オリジナル映像の制作・上映があげられます。ここでいうオリジナル映像とは、会社の歴史や業績、ビジョンなどを短時間で紹介する動画です。
言葉による説明とは異なり、映像には視覚効果と音響効果があります。クオリティの高いオリジナル映像が与えるインパクトは大。オリジナル映像に込めたメッセージは、参加者の心に深く刻まれます。
社員旅行を兼ねるパーティー
周年行事のパーティーは、ホテルの宴会場やホールなどで行うことが一般的。しかし、一般的なパーティーでは、参加者にインパクトを与えられません。そこで検討したいのが、社員旅行を兼ねる周年パーティーです。
社員旅行と周年パーティーを同時に行えば、社員の思い出づくりになりますし、パーティーも印象深いものになります。社員の家族も参加できる旅行・パーティーを企画すれば、より有意義なイベントになることでしょう。
社員で世界記録に挑戦
周年行事を印象深いものにしたいなら、社員で大記録にチャレンジするのも1つの手です。たとえば、ギネス世界記録へのチャレンジは、周年行事にインパクトを与える一大イベントとなります。
ギネス世界記録は、ジャンルレスで世界一を認定する組織。周年行事としてユニークな世界記録に挑戦すれば、社員の団結が高まりますし、社外へのPRにもなります。
周年行事の企画の進め方
周年行事の企画は、2年程度の期間をかけて進めることが一般的。周年行事の企画の進め方を、3段階に分けて見ていきましょう。
方針と仮予算の決定
周年行事の企画は、周年を迎える日より2〜3年前から始めることが一般的です。周年企画の最初に行うのは、行事全体の方針と仮予算の決定。周年行事の目的や狙うべき効果を決め、大まかな予算を決済します。
周年行事の方針は、自社のビジョンや、将来的な経営方針を踏まえて決定しましょう。周年行事の方針がまとまったら、行事実施に向けた体制づくり（事務局・実行委員の選定）に着手してください。
企画と本予算の決定
周年の前年に入ったら、周年行事の各企画と本予算を決定しましょう。周年行事の企画には、式典・パーティーのほかに、記念品配布や顧客向けのイベントなどがあげられます。
各種企画は、周年行事の方針やコンセプトにもとづくものを立案してください。企画が決定したら、企画実現に必要な予算を算出します。企画と予算が決まったら、書面にまとめて会社に決済をもらいましょう。
準備と実行
周年当日まで1年を切ったら、各企画の準備・実行を進めましょう。事前に決めたスケジュールに沿って、顧客向けのイベントや式典、パーティーなどを準備・実行します。
この段階での企画担当者の役割は、各企画の進行管理です。実行委員と連携して、各企画を実現していきましょう。周年行事が滞りなく済んだら、各企画の成果を確認します。社員や顧客にアンケートを取り、今後の経営や次回の周年行事に活かす資料としてください。
イベント業者の力を借りるのも手
周年行事の企画や実行が難しいと感じるなら、イベント業者の力を借りるのも1つの手です。イベント業者を利用するメリットと、業者手配の流れを解説します。
イベント業者を使うメリット
周年行事においてイベント業者を利用すると、以下のメリットを得られます。
- 周年企画のアイデアを提案してもらえる
- オリジナル映像制作や、パフォーマー・司会者の派遣を手配できる
- イベント用の各種グッズをレンタルできる。
- 各種企画の実行をサポートしてもらえる
上記4つのメリットを得ることにより、周年行事の企画・実行はかなり楽になります。イベントのプロである、イベント業者の力を借りる価値は高いといってよいでしょう。
イベント業者手配の流れ
イベント業者の手配は、以下の流れで進むことが一般的です。
- 問い合わせ〜ヒアリング
- 契約〜打ち合わせ
- 準備〜企画実行
上記の流れの中で、とくに重視したいのはヒアリングです。ヒアリングでは予算について相談できますし、イベントのアイデアも提案してもらえます。この段階では契約をしていないので、費用は発生しません。
ヒアリングでイベント業者の質を見極めたら、契約に進むとよいでしょう。優れたイベント業者は、周年行事の企画担当者にとって最良のパートナーとなってくれます。
イベント代行業者を頼ると企画が楽に進む
大規模な周年行事の実現には、複数のイベント業者の力を要する場合があります。こうしたケースでは、イベント代行業者を頼るのも1つの手。イベント代行業者に任せれば、複数のイベント業者をまとめて手配してもらえます。
イベント代行業者の力を借りれば、周年行事の企画を楽に進めることが可能。周年行事の担当に抜擢されたら、イベント代行業者の利用を検討してみてください。
