社内イベントを開催するには、さまざまな準備が必要です。どんなに魅力的な企画を立てても、準備が不十分だと失敗に終わってしまうかもしれません。イベントを開催するまでの大まかな流れ・やるべきことをチェックして、抜かりのない準備をしましょう。
目次
しっかり準備することがイベント成功のカギ
ここ数年、社内イベントを積極的に開催する企業が増えています。イベントの規模は大小さまざまですし、内容も多岐にわたります。人員・予算をつけ、多くの社員を巻き込みながら開催するものなので、社内イベントを成功に導くためには準備をおこたらずしっかりと取り仕切りましょう。
大まかな段取りを把握することから始めよう
「社内イベントの担当者に任命されたけれど、何から始めればよいかわからない」という方は、まずは開催までの大まかな流れ・段取りを把握することから始めましょう。準備は大まかに3段階に分けることができます。
- 企画前の準備
- イベント内容の企画立案
- 企画決定後の準備
イベントの責任者は、スケジュールを踏まえて全体を俯瞰しながら進捗状況を管理しなければなりません。目先の作業に追われ、段取りがいい加減になってしまうと準備が間に合わなくなる可能性もあるので、企画から開催までの流れをイメージして頭を整理しましょう。
1）企画前の準備
イベント内容が決まっていない場合は、企画を考える前にやるべきことがあります。イベントの軸となるステップなので、時間をとってしっかり検討しましょう。
開催する目的を明確にする
イベント企画にあたってまず検討しておきたいのは、イベントを開催する目的・主旨を明確にすることです。社内イベントは単なる遊興ではないので、「楽しそう」「盛り上がりそう」という理由だけで企画内容を決めるのはNGです。
たとえば、社内コミュニケーションの活性化や社員のモチベーションアップなど、自社が抱えている課題の改善をイベントの目的・主旨とするのがおすすめです。
「何のために社内イベントを開催するのか」という目的がはっきりしていれば、適切な企画を立てることができますし、社内でも理解を得やすいでしょう。
運営メンバーの人選・予算策定
通常、社内イベントは複数人で企画・運営するので、運営メンバーを集める必要があります。さまざまな部署からメンバーを募れば多彩な意見を取り込むことができますし、「会社全体で取り組むイベント」と印象づけることもできます。そのため、可能であれば異なる部署の人たちを巻き込みましょう。
また、あらかじめ予算をチェックしておくことも重要です。予算内の細かいやりくりは企画後でも可能ですが、予算の上限を把握しておかないと企画の規模感が決められません。
大幅な予算オーバーは企業人としての評価にも影響するので、会社から割り当てられる予算を踏まえた企画を検討しましょう。
2）イベント内容の企画立案
社内イベントの目的が明確になり、運営メンバーの選定や予算のチェックが終わったら、具体的な内容を検討しましょう。
目的に合う企画を検討する
イベントの内容は、あらかじめ設定した目的に沿うものを検討しましょう。たとえば、「社員に会社のビジョンや経営方針を浸透させたい」という目的であれば、社長や役員が経営戦略をプレゼンする社員総会のようなイベントが適しています。
一方的に話を聞くだけでは物足りない場合は、社員同士のグループワークを組み込むなど、目的を果たすためにプランニングすることが大切です。
開催場所を確保・下見する
イベントの内容が決まったら、開催する会場・場所をすみやかに確保してください。イベントをスムーズに実行できるキャパシティの会場が見つからなければ企画倒れになってしまうので、企画検討の段階で候補をいくつかピックアップしておくとよいです。
また、開催場所の利用料金やアクセス方法もしっかり確認しておきましょう。ホームページなどの画像だけでは本当にふさわしい会場か判断できないので、必ず数人で下見をし、動線や使い勝手を確認することも必要です。
詳細スケジュールを作成する
社内イベントの概要や場所が決定したところで、開催までの詳細スケジュールや当日のタイムスケジュールを作成します。この時点で開催日時は決まっているはずですから、準備に必要なタスクを洗い出し、当日に間に合うようスケジュールに落とし込んでいきましょう。
大掛かりな社内イベントはやるべきことが多く、準備段階で混乱をきたしたり不測の事態が起こったりすることも。トラブル時でも柔軟に対応できるよう、できる限り余裕のあるスケジューリングを心がけてください。
3）企画決定後の準備
あとは、イベント当日に向けて準備を進めていきましょう。
社員に告知する
社員全員がイベントについて知り、興味をもってもらえるようにメールなどで告知をしましょう。一度だけの告知では認識されにくいので、内容を変えながら数回に分けて連絡すると効果的です。
メールのみならず、各部署の掲示板に案内を貼り出すなど、さまざまな場面でイベント情報に接触できるよう工夫をすれば社員の参加意欲を高められます。
必要な備品等の準備
企画内容によって異なりますが、社内イベントには細々したものから大きな機材までさまざまな準備物があります。必要なもの・数量をリストアップし、担当者と期日を決めてきちんと揃えましょう。
機材類は会場でレンタルできる場合もあるので、会社側で準備して持ち込むもの・借りるものは区別しておくとよいです。これらを一覧表にしてまとめ、運営メンバーで共有できるようにすれば混乱しにくいですし、必要に応じて更新することもできます。
抜かりなく準備をしてイベントを成功させよう
「参加してよかった」と思われるような社内イベントにするには事前準備をおこたらないことが大切です。イベントを開催する目的を明確にしたうえで企画を立て、しっかりとスケジュール管理をしながら準備を進めましょう。ご説明した段取りを踏まえ、社内イベントを有意義なものにしてください。
